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Consejos Básicos para Implementar Software ERP

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) han venido evolucionando a raíz de sistemas antecesores como MRP (Planeación de la Capacidad de Materiales), MRP II, MES (Manufacturing Execution Systems) entre otros y desde luego, a partir de la demanda de las empresas.

A principios de la decáda de los 90’s surgió la necesidad de automatizar los sistemas de manufactura que operaban en las organizaciones, ya que requerían una amplia intervención del usuario para su funcionamiento; fue así como surgió el desarrollo y la implementación de los sistemas ERP, aunque al principio no todo fue miel sobre ojuelas. Había que enfrentarse a una nueva tecnología ante la cual tanto los consultores de T.I. como las empresas carecían de experiencia y además los vendedores de software no conocían del todo el producto. Imagínese usted la cantidad de implementaciones problemáticas que se debieron haber suscitado.

Con el paso del tiempo estos acontecimientos mejoraron visiblemente pero no significa que hoy día todas las implementaciones de software sean exitosas. Existe una gran cantidad de cuestiones que atender de parte del negocio y de los consultores involucrados en el proyecto con el fin de lograr los resultados deseados, es por eso que en esta ocasión te comparto, en base a mi experiencia, algunos consejos que puedes aplicar antes, durante y después de una implementación de software. Aplican tanto si eres el líder del proyecto o el consultor que se encargará de guiar la implementación de la tecnología.

1. Entender al negocio

Las empresas buscan un sistema de información que cubra sus necesidades, se adapte a su giro, a sus procedimientos  y principalmente, al menos en México, que cumpla con las obligaciones propuestas por la autoridad (Facturación, Contabilidad y Nómina Electrónica), es por ello que el primer paso es identificar la herramienta correcta, aquella que pueda ajustarse a lo que realmente requiere el negocio. Analiza si conviene adquirir un software empaquetado (Que ya sea comercial y se use en otras industrias) o si desean un desarrollo a la medida (Un sistema único y creado especialmente para la empresa). Para ello:

 * Investiga y compara distintos sistemas y proveedores.

 *  Identifica casos de éxito o de fracasos que hayan tenido con otras empresas.

 * Lista todas las necesidades del negocio y pregunta al asesor si su sistema cumple con ello o   bien,      que tan complicado sería que se desarrollara de acuerdo a como lo ocupan.

 * Solicita demostraciones del sistema (Durante la demo pregunta, pregunta mucho).

 * Si eres el desarrollador o el consultor sé sincero acerca del alcance del sistema y si éste se adapta al giro de la empresa. Más vale ser honesto desde el inicio en lugar de implementar una herramienta que no encaja con la naturaleza del negocio y se fracase en el intento.

2. Definir un plan de trabajo realista

Una vez que se tiene claro el sistema que se implementará se debe definir un plan de trabajo entre dirección general, líder de proyecto y asesores. No propongas ni estimes tiempos que no puedan cumplirse y trata de incluir ciertas holguras entre los entregables ya que siempre ocurren situaciones que atrasan la implementación del proyecto. Te recomiendo que el plan de trabajo se apegue a la metodología que proponga el consultor ya que es la persona quien conoce los pasos que deben seguirse, pero las fechas y entregables acuerdenlas en conjunto.

3. Mentalizar al personal sobre el cambio

Algo escencial para que una implementación de sofware sea exitosa es contar con la aceptación y visto bueno de parte de todos los involucrados (Directivos, líder de proyecto, jefes de área y usuarios finales). Desde el inicio se debe motivar al personal, hacer equipo con todas las áreas y asegurar su compromiso.

Siempre existirán personas renuentes al cambio que están costumbradas a trabajar en una misma tecnología desde hace años y la idea de cambiar de herramientas de trabajo los aterra tanto que se muestran poco accesibles; prepárate para escuchar la frase “Es que en mi sistema anterior…”

La clave es identificar de inmediato a esas personas con el propósito de platicar con ellos, explicarles los beneficios que se adquirirán con el nuevo software, mostrarles casos de éxito y ganar su confianza; Si ya intentaste de todo y la mala actitud no cambia, me apena informarte que esas personas representan un riesgo para el proyecto y lo más sano es separarlas.

"No hay nada más difícil de llevar a cabo, de éxito más dudoso y de manejo más peligroso, que el iniciar un nuevo orden de cosas. Pues el reformador tiene enemigos en todos los que se benefician con el viejo orden, y tibios defensores en todos los que se beneficiarían con el nuevo orden".

                                                                                                                          El Príncipe, Maquiavelo. 

4. Conocer los procesos del negocio, mejorarlos, estandarizarlos ¡Y documentarlos!

El inicio de una implementación de software representa múltiples ventajas para una empresa ya que no solo se buscará agilizar las actividades que se llevan a cabo sino también conocer a detalle qué se hace, cómo se hace, para qué se hace, cómo se controla, a quién(es) se le reporta y cómo se puede mejorar.

Llevar a cabo un buen diagnóstico previo al arranque te permitirá encontrar una respuesta puntual a cada una de las preguntas anteriores. Date el tiempo suficiente para conocer cómo funciona el negocio, de esa forma podrás identificar áreas de oportunidad para ir atacando poco a poco.

Entrevista a los usuarios sobre sus funciones y procedimientos, solicítales ejemplos, reportes, etc., todo lo que consideres útil. Reúne a responsables de las áreas involucradas para que puedas escuchar un sentir común y puedas comprenderlos mejor. Sugiere y acuerden mejoras (Aprovechar el arranque para depurar información también es muy importante) y por favor, considera documentar dichos procesos desde el inicio del proyecto. De esa manera se definen con exactitud los pasos que se deben seguir para llevar a cabo una actividad, minimiza confusiones, se fomenta la mejora continua y cuando se integre una nueva persona al proyecto ahorras tiempo y dinero porque ya se cuenta con una herramienta que explica a detalle los procesos de negocio.

5. Asegurarse de que todos comprenden lo que deben hacer y cómo lo deben hacer

Las reuniones con todos los involucrados en el proyecto de implementación son fundamentales. En ellas se definen nuevas formas de trabajo así como los catálogos y datos que requiere el sistema para arrancar (Productos, clientes, proveedores, saldos iniciales, etc.).

Acuerden nomenclaturas de codificación de la información, fijen fechas de entrega y responsables por área y módulo. Una vez que se tengan listos los catálogos revisa que la información es correcta y su estructura es tal cual como se definió, de lo contrario no capturen nada en el sistema hasta que se haya corregido (Creeme, te ahorrará muchos problemas).

Cuando se capacite a los usuarios en el uso del sistema asegúrate de que comprenden las opciones y funcionamiento de los módulos, así como los pasos que deben seguir para llevar a cabo sus actividades; al final de la sesión realiza una bitácora acerca de lo que se explicó y pide que la firmen así queda la evidencia de que la explicación se dio (Son muy comunes los comentarios “No recuerdo que me lo hayan explicado, por eso no lo hice, porque no sé como funciona”).

Facilítales manuales de usuario y la confianza para que puedan preguntarte sobre las dudas que tengan aún después de las capacitaciones.

6. Hacer un plan post implementación

Una vez que el negocio ya se encuentra trabajando con el nuevo sistema no significa que la relación Empresa-Consultor deba terminar, al contrario, existen puntos que durante el proceso de implementación no son tan urgentes pero sí importantes y que siempre quedan en veremos y la fase post implementación es ideal para poder aterrizarlos.

En esta fase busca reunir requerimientos adicionales y funcionales, centrarte en áreas específicas, resuelve dudas de los usuarios y refuerza controles. Al final de cuentas el ciclo de vida del software se trata de un proceso iterativo y se puede comenzar cuantas veces se considere necesario aunque claro, con la certeza de generar valor al negocio y con entregables que lo demuestren.

Consejos Generales

• Asegúrate de comprender las necesidades y dolencias de la organización.
• Apégate a una metodología.
• Entrega documentos sobre el avance del proyecto periódicamente, manten a dirección muy bien informado (No olvides incluir limitantes y riesgos del proyecto).
• Recuerda: Ninguna implementación es predecible e igual a otra.
• Paciencia, no todas las empresas están preparadas para el cambio.

     ¡Hasta la próxima entrada!

      

      Saludos.

      

      Ing. Guadalupe López

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